Visualizando la cultura de los equipos remotos con Notion: Técnicas para mejorar el compromiso en la era de múltiples ubicaciones
A medida que el trabajo remoto se acelera en todo el mundo, el número de equipos “multilocales” que trabajan más allá de las limitaciones geográficas y de tiempo sigue aumentando. Aunque los estilos de trabajo flexibles están convirtiéndose en una posibilidad, y la productividad y el equilibrio entre la vida laboral y personal están mejorando, están surgiendo problemas importantes en términos de “conexiones humanas” y “cultura de equipo”.
Simplemente gestionar tareas y compartir información no es suficiente para crear una cultura espontánea o compromiso entre los miembros que trabajan en diferentes ubicaciones. Las organizaciones que se han dado cuenta de este hecho están comenzando a experimentar con el uso del “espacio digital” para fomentar deliberadamente la cultura.
La herramienta de espacio de trabajo todo en uno llamada “Notion” merece ser considerada. Notion es bien conocida como una herramienta para organizar información, gestionar bases de datos y seguir proyectos, pero también funciona como un “archivo digital de cultura” que visualiza y entrelaza los fundamentos de la cultura organizacional, como “valores del equipo”, “comprensión entre miembros” y “comunicación informal”, en un formato digital.
En este artículo, presentaremos estrategias y técnicas específicas para utilizar Notion para fomentar la cultura del equipo y aumentar el compromiso en el trabajo remoto, así como la lógica que las respalda.
¿Por qué no se puede fomentar la “cultura” solo organizando información?
En la era del trabajo remoto, han surgido varias herramientas de gestión de proyectos y de intercambio de información, como Slite, Google Docs, Trello y Asana. Usando estas herramientas, las tareas y el progreso se pueden visualizar, y la eficiencia laboral se puede mejorar. Sin embargo, el problema fundamental que muchas organizaciones enfrentan no es la eficiencia o la productividad, sino elementos culturales como un sentido de unidad como equipo y valores compartidos.
Sabiduría convencional:
“Si puedes visualizar el progreso del trabajo, naturalmente se fomentarán relaciones y cultura.”
Pero en realidad:
Una lista ordenada de tareas y un tablero de gestión de proyectos son solo un “paisaje empresarial”, y no expresan adecuadamente los pensamientos y antecedentes de las “personas” allí, ni la base espiritual que la organización debería compartir.
Como resultado, los miembros no pueden entender profundamente “por qué estamos haciendo este trabajo” o “cuál es el significado de trabajar en este equipo”, y están abrumados por tareas simples, y su compromiso disminuye sin que se den cuenta.
¿Cuál es la idea de convertir Notion en un “archivo digital de cultura”?
La estructura flexible de Notion, que incluye páginas, bases de datos, bloques y relaciones, te permite entrelazar información como desees. Aquí, crearemos un nuevo valor al replantear Notion de una “herramienta de gestión de tareas” a un “archivo digital de cultura del equipo”.
Perspectivas clave:
Notion es una “base de datos” y al mismo tiempo un “canvas” que puede abstraer y visualizar la “ideología” y el “contexto” de una organización.
Al combinar “valores del equipo”, “misión”, “visión”, “individualidad y historias de los miembros”, “historia del diálogo informal”, “historias de éxito y fracaso”, etc. en línea, es posible fomentar una identidad común y un compromiso incluso en situaciones remotas.
Medidas específicas: Cómo entrelazar la cultura del equipo con Notion
Crea una página para “visualizar” la filosofía y los valores de la organización.
En Notion, crea una página que resuma la misión de la empresa, los valores y el contexto de la estrategia empresarial. En esta página, formula claramente preguntas como “¿Por qué estamos creando este producto?”, “¿Qué valor queremos proporcionar a nuestros clientes?” y “¿Cómo debería ser el equipo en tres o cinco años?”. Esto permitirá a los miembros referirse siempre a la “Estrella del Norte” de la organización y vincular sus propias acciones a los valores.
Introducción de tarjetas de miembros y “páginas de auto-presentación”.
En entornos de trabajo remoto, las conversaciones informales y los chats en la sala de descanso son raros. Por lo tanto, hemos creado una página de ‘perfil de miembros’ en Notion, donde cada miembro puede escribir libremente sobre su trayectoria, áreas de especialización, intereses, música y lectura favoritas, actitud laboral, etc. También es efectivo tener un sistema donde cada individuo pueda actualizar artículos y materiales de referencia que desee compartir dentro de la empresa, así como lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
Estos tipos de páginas ayudan a fomentar conexiones humanas que trascienden las fronteras de los roles laborales y aumentan la seguridad psicológica.
Crear un “espacio de chat” para comunicación informal.
Notion no tiene la misma inmediatez que herramientas de chat como Slack, pero puedes crear una página tipo “sala de chat” a propósito y crear un lugar donde puedas compartir pequeños temas de conversación a diario. Al hacer que los miembros publiquen información sobre sus cafeterías favoritas, juegos en los que están interesados últimamente o fotos de sus pasatiempos, puedes crear una conexión humana que trasciende la distancia.
Agregar “contexto” a la información del proyecto.
Además de la gestión de tareas, se compila información contextual como el trasfondo del proyecto, el impacto esperado, el proceso de toma de decisiones utilizado en el pasado y artículos de investigación utilizados como referencia, todo en Notion. Al usar la función de enlace y las relaciones para conectar tareas con el conocimiento previo que las rodea, se facilita a los miembros entender “¿por qué estamos haciendo esto?” y aumentar la motivación.
Historias de éxito, compartición de conocimientos y revisiones regulares.
Se prepara una página para revisar proyectos completados, y se organizan y comparten las lecciones aprendidas, áreas de mejora y factores detrás del éxito. Esto permite a la organización acumular conocimiento, y los miembros pueden sentir que están evolucionando continuamente. Además, al establecer un rincón de “reconocimiento” para alabanzas mutuas y una página donde puedes dejar mensajes de agradecimiento, puede arraigarse una cultura de apreciación y elogio incluso de forma remota.
Efectos sobre la mejora del compromiso
Las medidas anteriores se esperan que tengan los siguientes efectos en equipos remotos.
Establecimiento de una identidad compartida:
Notion, que consolida la filosofía organizacional y la información de fondo sobre los miembros del equipo, se convierte en un “repositorio cultural” al que todos pueden acceder, creando un sentido de unidad que trasciende la distancia geográfica.
Fomento de la seguridad psicológica:
Perfiles que muestran las personalidades de las personas y espacios de chat ayudan a crear un entorno relajado para los equipos remotos, facilitando cometer errores y expresar opiniones. Esto se vincula directamente al compromiso.
Circulación de conocimientos y profundización del aprendizaje organizacional:
Al dejar el trasfondo de los proyectos, historias de éxito y conocimientos en una forma que pueda acumularse y ser buscada, los equipos pueden pasar más fácilmente por el ciclo de aprendizaje y continuar mejorando y evolucionando.
Compartir no solo resultados sino también “significado”:
Al compartir la historia detrás de las tareas y entregables, los miembros pueden ver más fácilmente el valor de su papel y su motivación intrínseca aumentará.
Cuestiones prácticas y el ciclo de mejora
Por supuesto, usar Notion no resolverá todo. En un entorno remoto, pueden surgir los siguientes problemas.
Falta de claridad en las reglas operativas:
Existe la posibilidad de que surjan problemas como confusión debido a demasiadas páginas o retrasos en las actualizaciones. Es necesario establecer reglas regulares para la organización de la información y una persona responsable.
Ruido debido a un volumen excesivo de información:
Si hay una mezcla de conversación casual y información empresarial, puede volverse difícil encontrar la información que deseas. Es buena idea idear una estructura jerárquica y un sistema de etiquetado, y establecer pautas para la difusión de información.
Los elementos culturales son solo complementarios:
Cultivar la cultura en línea no sustituye la interacción humana real, sino que la complementa. Si es posible, puedes profundizar la cultura combinándola con interacción en la vida real, como reuniones sociales en línea regulares y encuentros offline regulares.
Cuando enfrentes estos problemas, es importante mantener una “página de reflexión” y un “registro de mejoras de problemas” en Notion, y realizar mejoras basadas en la retroalimentación.
Resumen: Las nuevas posibilidades para equipos remotos que trae Notion
En la era del trabajo remoto, para que los miembros dispersos en múltiples ubicaciones desarrollen un sentido común de valores y cultura, es necesario “visualizar deliberadamente la cultura”. Al elevar Notion de una herramienta de organización de información a un “archivo digital de cultura”, se hace posible establecer el compromiso y la identidad del equipo que trasciende la distancia geográfica.
Al declarar claramente la misión, los valores y otros principios de la organización, se puede compartir un lenguaje común y directrices.
Al visualizar la individualidad y los antecedentes de los miembros, se pueden fortalecer las conexiones humanas.
Al crear una cultura de chat informal y reconocimiento en Notion, se puede fomentar la seguridad psicológica y la confianza.
Al contextualizar el trasfondo de los proyectos y los resultados de aprendizaje, se puede mejorar el ciclo de aprendizaje y la motivación.
Al lograr estas cosas, el diseño cultural que se ha considerado difícil debido al trabajo remoto se convertirá en una nueva oportunidad. El diseño cultural utilizando Notion puede ser la clave para crear un crecimiento sostenible y un trabajo en equipo sólido en tu organización.
Ahora que el trabajo remoto se está volviendo más común, ¿por qué no recoger el “telar cultural” que es Notion y llevar el compromiso del equipo en la era multilocal a un nivel superior?
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